印刷業界にこそ重要なプレゼンのスキル

掲載日:2019年5月18日

プレゼンテーションとは、情報伝達手段の一つであり、相手の心を動かすための行動である。どんなに良い提案でも相手に伝わらなかったり、響かなければ意味がない。
プレゼンテーション(以下、プレゼン)と聞くと、大勢の前で話をするケースを思い描くが、1対1の対話においてもプレゼン要素は重要だ。よって職場や家庭内、いつでもプレゼンをしているのだ。たとえば、複数人が同じ空間にいれば互いに自分の考えや提案を伝え合う必要がある。それによってお互いの価値観を理解でき、良好な人間関係を構築できる。それを怠るといかなる共同体として機能しなくなる。
一方、企業では「営業が使うもの」というイメージは強いが、会議や稟議決裁、報告の場面でもプレゼンのノウハウを生かすことができる。プレゼン力が向上すると意思決定が早くなり効率も良くなるのだ。

よくあるプレゼンの問題点

プレゼン専門用語を使っていませんか。業界や自社特有の用語は、普段使っているのでつい使ってしまう。また、漢字の音読み、3文字アルファベットなど自分では分かっていても伝わらないケースも多い。さらに、聞き手には理解する「間」も必要だが、話し手は沈黙を嫌うため、言葉(「えー」、「あのー」など)で埋めてしまうことが多い。
加えて話し手は、ついつい伝えたいことを詰め込んでしまいがちだ。しかし聞き手からすると、プレゼン内容すべて記憶することは困難だ。伝えたいことを自問してポイントを集約することも重要である。多くの資料、多くの言葉があっても、結果的に伝わらないのだ。

「伝える」と「伝わる」の違い

他人の話は、何かと「聞きたくない」ことが多い。基本的に話し手が「言いたいこと」と聞き手の「聞きたいこと」は違う。よって言いたいことを言うだけでは伝わらないのだ。ふと振り向かせるような切り口や配慮(あるある感)も意外と重要なのだ。
「どの程度聞いているか」は、聞く姿勢と分かりやすさで決まる。さらに「共感」が重要であり、その役割は大きい。

プレゼンの重要要素

プレゼンには、聞き手と環境が大きく影響する。次に話し手、内容、方法だ。要するに「誰が」「何を言うか」で決定する。まず、話し手である自分を知ることも大切だ。他人のことはよく分かるが、自分自身が一番見えづらい。よって、自分の見られ方を客観的に評価してもらうことも重要なのだ。自分の見られ方が分かればコントロール可能になり、理想に近づくのである。
つぎに、プレゼンの構成である。伝えることをピラミッド型に整理しておくと、論理構成が理解できる。万一、時間がなくなったとき枝葉を省略できるのだ。
プレゼンの準備は、資料作成だけではない。プレゼン自体の練習をしておかないと、実戦でつまづく場所がわからず、資料の間違いや不整合などにも気づかない。

印刷業界にはプレゼン能力が重要だ

今後のビジネスには、ますますスピードが要求される。ITをはじめ機械の生産レベルがいくら向上しても、人間の意思決定(肯定、否定)スピードが向上しないとビジネス全体の効率は上がらない。まして、印刷業はオーダーメイド製造が多く、社内外を問わずコミュニケーションが重要な業界だ。お客様の要望やこちらの提案を正確に伝える必要がある。よって、なおさらプレゼン能力が求められる業界に違いない。

(西部支社長 大沢 昭博)

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