いつでもどこでもプレゼンテーション

掲載日:2017年6月14日

プレゼンテーションとは、情報伝達手段の一つであり、相手の心を動かすための行動である。どんなに良い提案でも相手に伝わらなかったり、心に響かなければ意味がない。
プレゼンテーション(以下、プレゼン)と聞くと、大勢の前で話をするケースを思い描くが、1対1の対話においてもプレゼン要素は重要である。したがって職場や家庭内でもいつでもプレゼンをしているのである。たとえば、夫婦でも家族でも同じ空間にいれば互いに自分の考えや提案を伝え合う必要がある。そうすることによって相互の価値観を理解することができ、良好な人間関係を構築できる。それを怠るといかなる共同体としても機能しなくなる。
一方、企業では「営業が使うもの」というイメージは強いが、会議や稟議決裁、報告の場面でもプレゼンのノウハウを生かすことができる。プレゼン力が向上すると意思決定が早くなるので、効率も良くなる。

よくあるプレゼンの問題点

プレゼン例えば、専門用語を使用してしまうことがある。業界や自社特有の用語は、普段使っているのでつい使用してしまう。また、漢字の音読み、3文字アルファベットなど自分では分かっていても伝わらないケースも多い。
また、聞き手には理解する「間」も必要だが、話し手は沈黙を嫌うため、言葉(「えー」、「あのー」など)で埋めてしまうことが多い。
さらに話し手は、ついつい伝えたいことを詰め込んでしまいがちだ。しかし聞き手からすると、プレゼン内容すべて記憶することは困難だ。伝えたいことを自問してポイントを集約することも重要である。多くの資料と言葉があっても、結果的に伝わらないことも多い。

「伝える」と「伝わる」の違い

一般的に他人の話というのは、何かと「聞きたくない話」が多い。基本的に、「話し手が言いたいこと」と「聞き手の聞きたいこと」は異なる。したがって、言いたいことを言うのでは簡単に伝わらないのである。ふと、振り向かせるような切り口と配慮(あるある!感)も意外と必要だ。
「どの程度聞いているか」というバロメーターは、聞く姿勢と分かりやすさで決定する。それに加え、「共感」が重要であり、共感の果たす役割は大きい。
私自身、相手によく説明し(たつもり)、結果的に「そういう理解もあったのか」と驚くこともある。

プレゼンの重要要素

プレゼンには、相手と環境要因が大きく影響する。次に話し手、内容、伝える方法だ。「誰が」「何を言うか」で決定する。まず、自分(話し手)を知ることが大切だ。他人のことは客観的によく分かるが、自分自身が一番見えづらい。自分の見られ方を客観的に評価してもらうことも重要なのだ。見られ方を把握できればコントロールが可能になり理想に近づくのである。
つぎに、プレゼンの構成である。伝えることをピラミッド型に整理しておくと、論理構成が理解できる。よって万一、時間がなくなったとき枝葉を省略できる。
プレゼンの準備とは、資料作成だけではない。シミュレーションしておかないと、資料の間違いや不整合など気づかない。

プレゼン能力が重要!印刷業界

今後のビジネスには、ますますスピードが要求される。ITをはじめ生産レベルがいくら向上しても、人間の意思決定(肯定、否定どちらも)スピードが向上しないと、ビジネス全体のスピードは上がらないのである。まして、印刷業はオーダーメイド製造が多く、社内外を問わずコミュニケーションが重要だ。お客様の要望を引き出し正確に伝える必要がある。よって、なおさらプレゼン能力が求められる業界に違いない。

(西部支社長 大沢 昭博)

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