深刻化する人手不足
少子高齢化や離職率の上昇などで、印刷会社に限らず国内の人手不足はますます深刻化している。製造業では特にその影響が顕著に表れ人材の募集をかけても必要な人員を確保できないケースが目立っている。2022年版ものづくり白書（厚生労働省）では、製造業就業者数の減少に加え、製造業の若者離れを示唆する決定的なデータが報告され、2002年を起点とした約20年間において、製造業就業者数は約157万人減少するなか、34歳以下の若年就業者数では約121万人と大幅な減少が確認されているようだ。一方、65歳以上の高齢就業者数は33万人増加しており、製造業全体での人手不足および若者離れ、高齢化が顕在化する結果が示されている。業務の効率化、生産性向上への取り組みは急務だ。
業務棚卸について
2019年に施行された働き方改革の推進による残業時間の上限規制によって、業務の効率性を高める必要の中、業務改善につながる「業務棚卸」は、効果的な対応策のひとつとされてる。業務棚卸とは、社内の業務を洗い出して整理する取り組みのことだ。整理をする業務内容は様々で、企業全体や部署ごと、社員一人ひとりの粒度で業務内容や作業時間、コストといった軸で洗い出し、業務内容とコストの両面で整理をして仕事上の非効率的なポイントを可視化していくものだ。従業員のムリ・ムダ・ムラを見える化する取り組みでもある。具体的には、棚卸表をつくることが多い。
＜業務棚卸のねらい＞
◆業務の効率化につながる
◆作業配分が適正かどうかを見極められる
従業員一人ひとりの業務量や時間を把握でき、平準化、適正化を図る
◆人事評価がしやすくなる
◆業務の属人化をなくす
＜棚卸表について＞
１．各業務を書き出す
２．記入フォーマットを作成する
※日次、月次など時系列や経理、営業事務のような業務の大別でも構わない。
３．フォーマットに発生のタイミングと処理時間を記入
＜棚卸表での検証＞
・想像以上に時間が取られている業務への気づき
・不必要な業務の洗い出し
・進行の悪い業務の検証
・他の人に委譲できる業務の確認
「＋1％の工夫」の棚卸で業務開発へ
印刷業務は、普段「アタリマエ」で他の社員や顧客が知らないことも多く、業務棚卸に加えて、それらの業務に「＋1％の工夫」と「100％の仲間や顧客視点」を加えることで価値が増大する。業務は、社内や顧客などの他者の評価で価値が決まる。JAGAT講師でもある河島弘司氏（バリューマシーンインターナショナル代表取締役）は、100社を超える印刷会社の新サービス支援を行った実績にもとづき、印刷会社の「隠された強みの発見」や「顧客視点アプローチの導入」、「新サービスのパッケージ化」などを取り上げ、要点を学び、印刷ビジネスを開発する講座を実施している。その考え方は、工場マネジメントや業務改善講座でも実施され受講者のモチベーションアップにも繋がっている。コアとなる手法が業務棚卸に顧客視点を加えたものだ。各業務を棚卸によって強みや弱みを見える化し、チームや顧客視点で社員同士のコミュニケーションやアイデアよって少しの工夫を加えるものだ。営業以外の業務でも顧客視点や他者の評価を加えることで社員は俄然やる気が出ることがある。業務改善は、取り組み方によっては新たな価値を生み出し、業務の開発に繋がり会社の業績を押し上げる力にもなるのだ。
（CS部 古谷芸文）
